Alur Sistem Pembelian

ANALISIS SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU DI PT.TYFOUTEX KARTASURA

A.Pengertian, Tujuan Sistem Dan Prosedur Pembelian Bahan Baku 

Sistem dan prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tujuan dari sistem dan prosedur pembelian bahan baku adalah:

1.     Mencegah pemborosan, karena membeli barang yang seharusnya tidak diperlukan

2.     Mencegah permainan harga yang dapat merugikan perusahaan.

3.     Mencegah pembelian fiktif.

4.     Memperpendek masa transaksi dari mulai pesanan sampai barang datang.

B.Fungsi- fungsi yang terkait dalam pembelian bahan baku

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:

     1.     Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada fungsi pembelian sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan barang.

     2.     Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang terpilih.

     3.     Fungsi Penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggung jawab untukmelakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab menerima barang dari transaksi retur penjualan.

     4.     Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan hutang dan pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan hutang bertanggung jawab mencatat terjadinya hutang, sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

C.Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku

Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:

     1)    Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku

Dalam prosedur permintaan pembelian bahan baku ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian bahan baku dalam formulir surat permintaan pembelian bahan baku kepada bagian pembelian.

     2)    Prosedur permintaan penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok atas dasar harga yang relatif di bawah standar untuk mendapatkan informasi tentang harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pilihan pemasok yang akan dituju oleh perusahaan.

     3)    Prosedur Order Pembelian 

Dalam prosedur order pembelian ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kapada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan.

     4)    Prosedur Penerimaan Barang

Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang.

     5)    Prosedur Pencatatan Hutang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan sumber sebagai pencatatan hutang.

     6)    Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

D.Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:

1. Surat Permintaan Pembelian (SPP).

2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).

3. Surat Order Pembelian (SOP).

4. Laporan Penerimaan Barang (LPB).

5. Surat Perubahan Order (SPO).

6. Bukti Kas Keluar (BKK).

 

E.Pengendalian intern sistem dan prosedur pembelian bahan baku

Sistem pengendalian intern yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:

1.     Diadakan pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi

penerimaan, fungsi akuntansi, fungsi penyimpanan barang.

2.     Perlu adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan data-data

akuntansi yang berkaitan dengan pembelian, 

BAGIAN PEMBELIAN BAHAN BAKU

http://uniba.ac.id
http://supawi-pawenang.blogspot.co.id/

Supawi Pawenang, 2016, Modul Akuntansi Biaya, Fakultas Ekonomi, UNIBA Surakarta